坂本夏子です。
今日は、きのうの約束のとおり、
仕事でのコミュニケーションの “目的” の
後半をお伝えします。
まずは、昨日のおさらいから。
コミュニケーションの前提として、
これが大事でした↓↓↓
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コミュニケーションの結果は、
何を言ったかではなく、
何が理解されたか。
発信を成功させる責任は
発信者にある。
発信の成否を判断するのは、
受信者の役割。
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では、その前提のもとに、
自分が実際に発信する時、
何が重要か？ が、
今日のテーマです。
私の会社員時代の経験では、
気づいて実行している人は少なくて、
でも、やるとやらないとでは
仕事の結果も人間関係も大違い、
という準備があります。
これです。
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１）発信の目的と、
２）相手から得たい反応を
明確にする。
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説明します。
まず、
１）の発信の目的とは、
例えば、
○○を伝える
○○について説明する
○○をシェアする
○○について質問する
○○を提案する
などですね。
何のために発信するのかを、
名詞 + 動詞 で表現します。
ここまでをやっている人は、
一定数、います。
２）の
”相手から得たい反応を明確にする” が、
盲点で、超・重要です。
あなたも私も、人に発信する以上、
相手から何らかの反応を
期待していますよね。
意識しているか無意識かは別として。
それをあらかじめ、
明確に言語化しておくのが、
ポイントです。
例えば、
相手がうなづいて、なるほど~、と言う
相手から”了解です”と返事がある
相手が書類に記入し、
期限通り提出する
相手が申し込む
相手が合意する
相手からYes or No の回答を受け取る
何でもいいので、
相手がうんとかすんとか言う
相手が感激したのがわかる
返事を受け取る
などです。
こういった反応を得るのが、
発信の
=====
真の目的
=====
なわけです。
言い換えると、
どんな反応が相手から返ってきたら、
その発信は成功なのか？
を発信の前にイメージしておくのです。
多くの場合、
たとえ自分が一生懸命伝えても、
その反応がなかったら、
成功とはいえない…..。
この準備をするメリットは、
その結果を得るために、
自分が何をすればよいかを考え、
”こうすれば、こんな反応があるはずだ。
だからこうしよう”
という
仮説思考が身につくことにあります。
それがあると、
うまくいかなくても、
次はこうしよう、という
改善につながり、
結果として、
発信の質が、どんどん高まります。
こんな自問自答を
発信の前にやるようになります
↓↓↓
どんな情報を、
どの順番で繰り出そうか？
メールの件名は何がいいか？
そもそも、この発信は必要か？
その結果を得るためには、
発信の手段は適切か？
メールでいいのか？
スライドのプレゼンテーションで
いいのか？
電話や、対面で話したほうが
いいのではないか？
逆に、この準備を怠ると、
言ったはいいけど、相手から、
なんの返事もない、とか、
怒りを買ってしまった、とか、
全然、行動してくれない、とか、
「アイツはコミュニケーションが
なってない」といった
ネガティブな評判が立つ、とか、
仕事が前に進まない、とか、
いろいろと弊害が出てきます。
私がこのことの重要性に気づいたのは、
このメール、何がいいたいの？
私に何をして欲しいの？
とイライラするメールを
たくさん受け取ったり、
部下がお客様とメールでケンカしたり、
自分も時々やらかしたり、
といった経験をたくさんしたからです。
それと同時に、
外資系の会社で、
日本でも複数の拠点があって、
時差や距離や言語や、
民族レベル、組織・部門レベル、
職位レベル、個人レベルの
文化の違いがある中で、
信頼関係を構築しながら
仕事を前に進めるために、
何が重要か？
をマジメに追い求めた結果です。
遠くの相手に
どうやって橋をかけるのか？
って話です。
１）発信の目的と、
２）相手から得たい反応を
明確にする、
という準備の重要性に気づいてからは、
部下のメールや
会議でのプレゼンテーションの
添削や事前レビューをするときは、
必ず、
相手からどんな反応があったら
成功なの？
と、最初に聞いていました。
始めは、なかなか答えがなかったです。
「○○の状況なので、ｘｘｘを伝えて、
ああして、こうして」
といった説明が返ってくるのみ。
それはわかった、
で、このメールを読んだ相手が、
どうなってくれたら、成功なの？
と、しつこく質問していました。
そこが明確になって初めて、
じゃあ、その反応が得られそうかどうか、
っていう視点で見るね
と言って、
レビューを始めたものです。
それを続けていると、
メンバーの発信の質が上がっていき、
仕事の結果とお客様のフィードバックが、
ともに向上しました。
このことは
メールでもスライドでも、
電話や対面のコミュニケーションでも
同じです。
本質なので。
お役に立てば幸いです。
このテーマ、
あと一回、続けます。
次回は、
もうワンランク上をいくためのコツを
お伝えします。
ではまた！
坂本 夏子
ことば屋＆人事屋
LABプロファイル®
マスターコンサルタント
トランスフォーメショナル
コーチ®
人事コンサルタント